ケーススタディで学ぶ
団体旅行の幹事さん
沖縄編

はじめて幹事さんになった!何をやっていいのかわからない・・・。
そんな悩める幹事さんに、幹事さんの役割を実例でご紹介します!

団体旅行の幹事さんになったらどうする?

疑問

まずは比べて便利な、みんなの旅行の一括お見積!

「えっ! 私が幹事ですか?」「社員旅行の幹事って、いったい何からはじめたらいいの?」
そんなときは「みんなの旅行」の一括お見積におまかせください!きっとあな たのよき相談役として、 みんなの旅行がお役に立ちます!
ここでは、幹事さんが具体的にどんなことをやるのかを、みんなの旅行スタッフが
実際に体験した実例でご紹介します。3 泊4日の宮古島・沖縄旅行のツアーです。

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団体旅行の幹事さん必見! 幹事さんの仕事をチェック!

  • 事前準備

    STEP 01旅行前の準備

    旅行会社・旅行代理店との打合せ

    さすがはプロだなぁ?!
    こちらからのどんな要望や悩みにも、間髪いれずに答えてくれるし、気づかなかったポイントもきちんとサポートしてくれます。初幹事のスタッフも、これなら安心です。

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  • 旅行

    STEP 02旅行中のお仕事

    旅行中に幹事さんがやる仕事

    いよいよ旅行本番!
    幹事としての緊張感のなかにも、わくわく感があります!
    みんなに喜んでもらえるプランがたくさんあるから、きっと旅行もうまくいくはず!では、行ってきま~す!

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旅行前の準備幹事決定! 忘れてはいけないチェックポイント!

いつ、どこへ、いくらで、誰と行くのかを決める

予定

任せた方も、任せられた方もかなり不安な状態でスタートした ! 本当に、大丈夫なんだろうか !? そこで、まずは「みんなの旅行」でお世話になっている、旅行 会社・旅行代理店に見積を依頼してみました。 ここでポイントとなるのは、日程(時期)、旅行先、予算、人数 です。これさえ決まっていれば、旅行会社への問い合わせも比較 的スムーズに行くはず。今回は社員の強い要望もあり、沖縄の海を満喫!をコンセプトに旅先を決めました。

  • 幹事佐藤、鈴木
  • 日程6月27日(木)~6月29日(土)
  • 旅行先沖縄 宮古島・本島
  • 予算一人 90,000円くらい
  • 人数21名
旅行相談

旅行会社・旅行代理店に具体的なプランと時期を直接相談

直接お会いして、質問しながらプランの相談をすると、意外にスムーズに事が運びます。漠然としたプランや要望から、具体的なプランの提案をいただけるのは、たいへんありがたいことです。今回は、社員の要望の一番多かった、「海」を堪能するコースに決めて、海の美しさでは一番という「宮古島」からスタートして、つりや人気の観光コースを楽しむプランに決まりました。時期は、国内旅行の場合は1ヵ月前まで、海外の場合は2ヵ月前までに決めれば問題ないそうです。

旅行会社の「見積書」「手配旅行条件書」「旅程表」を確認

旅行会社の「見積書」「手配旅行条件書」「旅程表」を確認

旅行会社・旅行代理店に申込むと、「見積書」「手配旅行条件書」「旅 程表」が渡されます。 見積や手配旅行条件書には、旅行の各種条件や、万一契約解除や 人数の増減が起った場合のキャンセル料などが決められていま す。旅程表では、移動手段や宿泊施設、食事などの内容を把握し ておきましょう。 内容を確認して、疑問点はそのままにしないで、必ず質問しておきましょう。

宴会

メインイベントの宴会、食事、遊びのプランなどを調整

社員旅行などの団体旅行の楽しみといえば、やっぱり宴会と食事! 宴会場が必要な場合もあれば、街中や空港、駅、SAのレストラ ンを活用する手もあります。もちろん予約は忘れずにしておきま しょう。 特に「郷土料理」などのこだわりがあれば、予めコースで頼んで おくのも重要です。事前に、料理の内容が決まっていれば、幹事 さんも安心して宴会を楽しめます。

旅行会社・旅行代理店との最終打合せ

旅行会社・旅行代理店との最終打合せ

旅行の準備も終わり頃になると、細部にわたっていろいろなものが決められていきます。ここで安心せず、最終確認はしっかりしておくことがポイントです。旅行会社・旅行代理店には、事前に受け取っておくべき、航空券などのチケットはもちろん、ホテルのパンフレットやレストランのクーポン券など、困ったときに役立つ資料やお得な情報は必ず確認しておきましょう。 旅行の1週間前には、当日の集合場所・時間、持ち物、カメラ・ ビデオ、ゲームの賞品やおやつなどの買い出し、移動手段の確認 や予約すべきもの、必要な道具や施設などの最終確認が重要です。

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旅行中のお仕事旅行中の幹事さんのお仕事レポート!

羽田空港

DAY 1羽田から宮古島へ

前日はホテルに宿泊。1時間前には集合場所へ!

集合場所の羽田空港には、余裕をみて前日に近辺のホテルに宿泊同じく前日泊の社員と軽く飲みながら、旅行プランのチェックをしましたとにかく、参加者全員がきちんと時間通りに集まってくれるかどうかが一番の気がかり当日朝は、1時間前には集合場所の羽田空港に到着して、参加者ひとりひとりの無事の到着を確認しました早朝出発の羽田発の直行便に搭乗して、3時間弱で宮古島に到着するまで、緊張の反動からか、うかつにもぐっすり寝込んでしまいました

貸切バス

宮古空港から、貸切バスで観光巡り

宮古空港~みやこパラダイス~東平安名崎~うえのドイツ村(博愛記念館・キンダーハウス)~仲里熱帯果樹園~来間大橋~竜宮城展望台~平良市内のコースでした。
貸切バスの観光コースで4時間半を過ごして、ホテルで昼食をとりました。昼食は、中華風のお料理でした。

BBQ

さらに観光して、宿泊ホテルに到着

宮古島のお塩「雪塩ちんすこう」の工場見学、さらには池間島を観光、初日はこれで一通りの予定をこなして、ドイツ村に隣接したホテルに宿泊です。
夕食はバーベキューで、仲間とわいわい楽しく、おいしくいただきました。

カラオケ

夕食の後は、有志でダンスホールの2次会!

セルフサービスで、何でも飲み放題と言う事で、前もって暫定人数で予約をしておきましラオケつきです。平日で、ほとんど貸切状態だったので、結構みんなで盛り上がりました。一日目は、大忙しで時間が過ぎました。

羽田空港

DAY 2宮古島のメインイベント「社員つり大会」

午前中だけの集中イベントが、なぜか大盛り上がり!

老いも若きも、なぜかつり好きが多い会社のため、社員旅行のたびに「つり場」を探すありさまです。
今回は、はじめからイベントに入れてしまおうという計画でしたが、時間も午前中という制限のため、近場でつれる「グルクン」つりを楽しみました。21名を3チームに分け、それぞれ漁船一隻に7名ずつ乗船して、つり上げた魚の数を競います。
つり競争で盛り上がったあとは、ホテルに戻ってシャワーを浴び、着替えをして、つり上げた魚を調理してくれているお店に到着。優勝チームへの商品授与の後は、昼食宴会で大いに盛り、その後はホテルにもどって、宮古空港に。そこからは、いよいよ沖縄本島にわたります。

国際通り

沖縄に到着して、自由行動、そして郷土料理のレストランへ

国際通り沿いの那覇のホテルについた後は、各自夕食前の自由行動です。国際通りで、みなブラブラ買物を楽しみました。夕食は、こちらのレストランで、沖縄料理を満喫です。ゴーヤチャンプルーに、ラフティー、海ブドウ、ジーマミー豆腐に、豆腐ヨウ、後でソウキソバなどなど。オリオンビールと泡盛で、大盛り上がりでした。
これで2日目は終了です。明日は、沖縄観光です。

首里城 美ら海水族館

DAY 3沖縄の団体旅行では外せない!首里城と美ら海水族館

沖縄観光とちゅら海水族館を満喫!

3日目は、先ず首里城を見学。記念の集合写真を撮りました。首里城見学の後は、フルーツランドへ。
バイキング方式の昼食に続いて、次はいよいよ美ら海水族館に!かつて世界一といわれた大型水槽は本当に圧巻のど迫力です!沖縄の最終日に、美ら海水族館で終わるのは、意外によいのかもしれません。最後にいいものを見た!という喜びが大きくなって、また沖縄に来たい気持ちも大きくなります。 団体旅行のバタバタ感がある中でも、それなりに満足のいく社員旅行だったらしく、社員からは感謝の声をたくさんかけてもらいました。帰りも那覇空港から羽田まで、空路の旅です。羽田の到着ロビーで解散して、ようやく幹事の仕事が完了しました。

  • 1出発地の所在地
  • 2旅行の種類
  • 3ご予算(1名あたりの予算)
  • 4旅行の行先
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