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予約のノウハウ

企業の一大イベントでもある慰安旅行。行き先や費用なども決まったのは良いがいつのタイミングで予約を取ればいいのか、予約に必要な項目がわからない方も多いのではないでしょうか。今回は慰安旅行を予約するためのノウハウをお伝えいたします。

依頼のタイミングについて

慰安旅行では旅行代理店や宿泊施設、交通手段、宴会会場や昼食施設などに予約を入れるのは当たり前です。では、予約をするタイミングとしてはいつが良いのでしょう。目安とされているのが慰安旅行を実施する日程から3ヶ月から半年前が良いとされています。また、繁忙期や参加人数(100人を超える場合)次第では一年前から予約しておいても決して遅くはありません。直前の予約だと人数に合った宿泊施設が予約できない、航空券や貸切バスも手配することができなくなります。また、実施したい時間帯が中途半端な時間帯になる、宴会会場が2時間という短い時間のみしか使用できないなど慰安旅行自体を台無しにしてしまいます。一年前から計画を練り、早いうちに予約をしておくと良いでしょう。

予約に必要な依頼内容

慰安旅行を予約するのに必要な項目がいくつかあります。ここでは一般的に必要とされる項目をご紹介いたします。

・交通手段
・人数
・日程
・要望
・出発場所
・目的
・予算
・要望(宴会やリクリエーションの有無など)

上記の項目は最低限の項目になります。また宴会ではコンパニオンが必要なのか、追加でお酒が必要かなど突き詰めていくと予約・手配しておくべき項目は多数にわたります。そのためにも企画は早めにたて、予約が必要なものをリストアップしておく必要があります。

財務に関することを確認しておく

海外や飛行機を使った移動では悪天候による遅延や慰安旅行自体の中止もありえます。そういった事態のキャンセル料や旅費の支払い方法、予約金、支払期限、契約内容などを事前に確認しておきしょう。

参加人数の把握は一ヶ月前が良い

慰安旅行の行き先も詳細も決まったところで、参加する社員に出欠を取る必要があります。男女の割合や氏名や連絡先などの個人情報も収集する必要があります。また、参加人数が決まったら、部屋割りを決めなくてはなりません。こちらは遅くとも慰安旅行の1週間前までには決定しておきましょう。旅のしおりなどに記載する場合は2週間前に決めておくと良いでしょう。

追加の手配が必要な場合

想定していたよりも参加人数が多くなり、宴会用のお酒が足りない場合は慰安旅行前日までに会場に連絡をしておきしょう。もし会場側で追加手配が難しい場合は自分たちで買い出しを行う必要があります。

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