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幹事は分担が良い?

慰安旅行は参加人数も多く、旅行代理店の打ち合わせ、移動手段や宿泊施設の手配、慰安旅行当日の進行など行うことがたくさんあります。また、幹事は参加者全員が安心して、慰安旅行を楽しめるために気配りを忘れてはいけません。そのため、慰安旅行の幹事をやりたがる人が少ないのが現状です。今回はそんな激務が予想される慰安旅行の幹事をスムーズにするためのとっておきの方法をご紹介いたします。

幹事の役割を分業制にする

1から10までの業務を全員で担うのは通常の業務にも支障をきたしてしまいます。そのため、幹事は5〜10人程のチームを組むと良いでしょう。また、その際にメインの担当を決めておくと良いでしょう。旅行代理店との打ち合わせ係、宴会に関わる全ての手配を担当する係、旅のしおりなど資料を作成する係など分業制にすることで各幹事の負担を減らすことができます。また、分業制にすることで抜け漏れをお互いにチェックし合えるため、効率の良い下準備が行えます。

当日の進行も役割分担をする

しんどい思いをするだけで慰安旅行自体を楽しめない幹事はどこか不公平感を覚えてしまいます。そこで当日の進行も日程毎に分けて、行うと良いでしょう。一日目の進行する幹事がその役目を終えたら、残りの慰安旅行は存分に楽しむことができます。また、宴会やリクリエーションなどにはそれだけの幹事を立てることも大切です。宴会やリクリエーションの出来次第では慰安旅行の評価も変わってきます。お酒や食事の準備はメインの担当を立て、盛り上げ役や飲み役、介抱役などは幹事以外の方にも協力を仰ぐと良いでしょう。

綿密な打ち合わせが必要

幹事を分業制にすることで幹事の負担を減らすことができ、幹事でも慰安旅行を楽しむことができます。しかし、分業にする分、コミュニケーションロスも発生しがちです。そのため、必ずやることリストを作成し、どのメンバーも進捗状況を常に把握しておく状態にしておくことが大切です。最近ではGoogleやその他のクラウドサービスが充実しているので、一元管理が容易くなったので、積極的に活用するようにしましょう。

金庫番は人事や総務部の責任者にお願いをする

慰安旅行の費用の支払いなどは自分が立て替えると経費が下りず、自腹を切る可能性もあります。そのため、支払いは会社のクレジットカードを利用するなど支払い権限を持つ人事部や総務部にお願いすると良いでしょう。その他、急な出費が必要な場合は必ず領収書をもらうようにしましょう。

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