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慰安旅行の案内状の作り方

慰安旅行に欠かせないのが案内状です。幹事となり、慰安旅行の詳細が決まった後は全社員に案内状を出さなければなりません。今回は慰安旅行の案内状の作り方について、ご紹介いたします。

慰安旅行 案内状

インターネット上の案内状を参考にする

インターネットには慰安旅行、社員旅行、団体旅行向けのサイトが多数存在します。慰安旅行向けの案内状のテンプレートを無料で提供しているサイトもあるので、テンプレートをダウンロードして、そのまま使用する、手を加えて加工すると余分な時間もかからなくて済みます。また、一括見積もりをした代理店でも案内状のサンプルをいただくこともできるので相談するのも良いでしょう。

記載項内容はシンプルにする

慰安旅行の案内状を作成する上で抑えておきたいポイントがあります。それは簡潔に書くということです。慰安旅行が業務でないこと、社員に対する労いの行事であることを簡潔に書くことで参加率も高まります。また、記載する情報は以下のとおりです。

・慰安旅行の実施の挨拶と簡単な説明文(3〜4行)
・日時
・行き先
・宿泊先
・参加有無の返信の締切日

これだけで記載し、参加の有無を返信するようにお願いをしておくと良いでしょう。

アンケートも兼ねておく

慰安旅行の案内状に簡単なアンケートを記載しておくのも良いでしょう。宴会で飲みたいアルコールの種類、リクリエーションなどの出し物の参加など慰安旅行で必要になる項目を事前に調査することも可能です。

参加率を高める工夫をする

慰安旅行は日頃の社員の頑張りや成果を労う目的があります。しかし、慰安旅行に参加したくない社員も少なくありません。慰安旅行や全社員の50%以上の参加がなければ、課税対象になってしまうこともあり、会社としてはできるだけ参加人数を増やしたいという意図があります。そのため、参加率を高めるためにも案内状には工夫をしましょう。宴会の食事のメニュー、温泉やリゾート地の一押しの情報、リクリエーションの出し物に参加するだけで豪華商品が貰えるなど、参加することにメリットがあることを簡潔に記載すると良いでしょう。

あくまでビジネスメールとして出す

慰安旅行は社員への労いや社員同士の交流を深める目的があるため、無礼講となるケースが多数です。しかし、それはあくまでも旅行中や宴会時の時のみとなります。案内状を出すタイミングは業務中の場合が多いので、きちんとした文面で出すようにしましょう。文面がフランクのものだと慰安旅行自体の重要性が伝わりにくく、参加率も低くなってしまいます。

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