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幹事さん必見!旅のしおりの作り方

社員旅行に欠かせないものといえば、「旅のしおり」です。社員旅行の参加者は旅のしおりを元に行動します。そのため、旅のしおりにどれだけ正確な情報を記載できるかで社員旅行当日の進行をスムーズにする、社員旅行の満足度を高まるかが決まります。今回は幹事さん必見の社員旅行で必須となる旅のしおりの作り方について、ご紹介いたします。

旅のしおりに必ず必要な項目とポイントとは?

旅のしおりを作る際には必ず記載しておくべき項目があります。ここでは旅のしおりを作る前に必ず記載しておくべき項目とポイントをご紹介いたします。

1.スケジュールは分刻みで記載すること
移動時間中の休憩時間、宿泊施設のチェックイン・アウト、宴会の開始・終了時間は必ず分刻みで記載するようにしましょう。5分遅延するだけでもその後のスケジュールに響く可能性があります。また、宴会会場やイベント会場の利用時間は15分、30分刻みで追加料金がかかる場合もあります。行き先の観光地なども入場時間が遅れると入場制限にひっかかり、入場すらすることができなくなるなどのトラブルも発生してしまいます。そのため、社員旅行のスケジュールを記載する際は分刻みで記載するようにしましょう。

2.忘れてはいけない持ち物を太字で記載
社員旅行は幹事や旅行代理店が仕切りをしてくれるので参加者は何もする必要がありません。しかし、万が一の時に必要となる持ち物は太字で記載しておきましょう。忘れてはいけない持ち物としては現金、クレジットカードやキャッシュカード、免許証や健康保険証、行き先が海外の場合はパスポートやビザも記載しておく必要があります。

3.緊急連絡先やマニュアル
社員旅行でトラブルが発生した場合、必ず連絡が付く緊急連絡先を記載しておきましょう。また、海外では羽目を外しすぎて、トラブルになることもあります。パスポートや現金などの貴重品、携帯電話などの通信機器を紛失した場合の緊急マニュアルを記載しておくと良いでしょう。

しおりの作り方

しおりはA4用紙を半分に切った大きさがちょうど良いとされています。また、小冊子にすることでポケットにも入る大きさにする、見やすくする工夫することができます。最近ではインターネット上で旅のしおりのテンプレートが無料でダウンロードできるので活用するのも良いでしょう。

旅のしおりへの記載事項

旅のしおりに記載する事項は主に以下のとおりです。

・表紙
会社名、社員旅行名、行き先
※会社のロゴや社員の思い出の写真を掲載するのも良いでしょう。

・見開きページ
社員旅行のスケジュール、集合場所、集合日時、観光地や宴会、リクリエーションの詳細情報

・裏紙
宿泊先の電話番号と住所
旅行代理店の電話番号
移動手段の会社の電話番号(貸切バスが多い)
幹事の連絡先
注意事項

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