ゼミ合宿の幹事がやるべきこと！【これを見れば安心】

ゼミの合宿で幹事に選ばれてしまい困っている方へ！
旅行や合宿の幹事が初めてだと、何をすれば良いのか戸惑ってしまうと思います。
ゼミ合宿の準備をスムーズに進めるには、幹事の役割やゼミ合宿の企画のポイントをきちんと把握しておくことが大切です。
今回の記事では、ゼミ合宿における幹事の仕事内容や合宿先の選び方などを詳しく解説していきます。

ゼミ合宿の幹事の仕事内容

ゼミ合宿の幹事の仕事内容はたくさんあります。
ゼミ仲間と交流しながら、集中して勉強をするためには、念入りな準備が必要です。

合宿の目的・日程・場所を決める

まずは何のためにゼミ合宿をするのか、目的を決めましょう。
そして、「LINEの日程調整」という機能を活用しながら、第三希望程度まで日程を絞り込みます。
次に、合宿の行き先を決めましょう。
宿も同じように第三希望程度まで候補を決めておくと、その日に予約が取れないという事態を極力防げます。

参加者の人数の確認

部屋の数や貸し切りバスを予約するのか交通機関を利用するのかなどを決めるために、参加者の人数を男女別に確認してください。

旅行会社に見積り依頼・打ち合わせ・契約

余裕を持って早めに旅行会社に見積りを依頼しましょう。
一つひとつの宿に見積りを依頼するのは時間がかかるので、一括見積もりができるサイトを活用すると便利です。
次に、旅行会社と打ち合わせをして詳細を決めていきます。
参加するメンバーが確定したら、契約を行います。

集金と支払い

長期休暇に入ると集金しづらくなってしまうため、早めの段階でお金を集金します。
少し多めに集金をして、余ったら後で返金をするとトラブルになりにくいです。

しおりの作成

合宿で何をするか・持ちもの・参加者の名前や宿の連絡先など細かくしおりにまとめましょう。

ゼミ合宿先の選び方

ゼミ合宿が成功するか失敗するかは、合宿先次第です。

ゼミ合宿実績のある場所

ゼミ合宿を受け入れたことがある宿を選ぶことで、迅速な対応をしてくれます。

アクセスしやすい場所

合宿できる施設がある場所は、郊外にあることも多いため、アクセスしにくいことも考えられます。
そのため、最寄り駅から徒歩で行けるような合宿先を選びましょう。

近くにコンビニやスーパーがある場所

郊外に施設がある場合、周りにコンビニやスーパーなどがないことも珍しくありません。
飲み物や食べ物をすぐに買いに行けるように、徒歩でコンビニやスーパーに行ける場所を選びましょう。

Wi-Fiやプロジェクターがある

Wi-Fiやプロジェクターが利用できる施設を選ぶことで、ゼミ合宿が非常に捗ります。
どのような設備・備品があるのか必ずチェックしましょう。

トラブルの予防や対処法を知っておくと安心

ゼミ合宿で想定されるトラブルは、予防したり対処法を考えておくと、幹事の気持ち的にも楽になります。

日程調整が大変

参加するメンバー間でスケジュールの調整ができるアプリなどを活用しましょう。
「LINEの日程調整」という機能は、すぐに出欠票を作れる優れものです。

メンバーがドタキャンした

メンバーがドタキャンをした場合、すぐに旅行会社に連絡をしてください。
また、ドタキャンを防止するために参加費は事前に集金をしましょう。

飲み会のトラブル

ゼミ合宿で多いトラブルと言えば、未成年者の飲酒や一気飲みトラブルです。
参加者には必ず「未成年者の飲酒の禁止」と「一気飲み禁止」というルールを共有しましょう。

旅行会社のキャンセル料も確認しておこう

旅行会社と契約をする際は、いつからキャンセル料がいくら発生するのかを事前にしっかり確認しましょう。
そして、参加するメンバーにもいつからいくらのキャンセル料が発生するかをきちんと伝えることが重要です。
きちんとメンバーに伝えておかないと、キャンセル料が発生する時になってから予約をキャンセルし兼ねないからです。
そうなるとそのキャンセル料は、伝えそびれた幹事が支払うのか、それともキャンセルした参加者が支払うのかでトラブルになってしまいます。
合宿旅行のキャンセル料金は、個人旅行のキャンセルと仕組みが違うので、金銭トラブルを防ぐためにも、しっかりとメンバーにいつからいくらのキャンセル料がかかるのかを伝えましょう。

集団での移動なら貸切バスの予約が便利

ゼミ合宿は、参加人数が多くなることが考えられます。
参加者の集合のしやすさや遅刻の心配などの点からも、集団で行動するのであれば、貸切バスを予約するのがおすすめです。
貸切バスを予約することで、都合の良い時間・日にち・場所にバスに乗車できるので、大変便利です。
また、人数や場所によっては利用料金がお得になる場合もあります。

ゼミ合宿の幹事になったら、トラブルを事前に防げるように余裕を持って行動・リサーチをしてください。
金銭トラブルや飲酒トラブルを防ぐために、ルールを皆で共有することも大切です。
貸切バスを予約することで団体行動がしやすくなるので、利用するのも1つの手でしょう。

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