社内旅行を社員にお知らせする方法は？案内状の基本テンプレート集｜社員旅行の比較･見積もりなら【団体旅行の窓口】

社内旅行を社員にお知らせする方法は？案内状の基本テンプレート集

社内旅行の実施をお知らせするには、案内状が必要です。始めて案内状を作る方の場合、何を書けばいいのか、またどんなポイントに気を付ければ良いのかなど、作成に関する疑問や不安が生じるでしょう。そこで今回は、社内旅行をお知らせする手段や作成・発信する際に意識すること、さらに案内状の基本テンプレートなどをご紹介します。ぜひ社内旅行の案内状作成の参考にしてみてください。

社内旅行を社員に知らせる方法はメールか紙で！

社内旅行の日程や場所など社員にお知らせする方法は口頭だけではなく、メールや紙といった手元に残るものにしましょう。
口頭だと聞き洩らしなどのリスクが高いので、文章として残しておくと安心です。
また、伝達ミスを防ぐためには各部署ごとではなく、一人ひとりに発信される方法が理想です。
ただ、大中規模の会社だと1枚ずつ印刷して配布するのは費用も手間も大きくなるので、個人へ一斉送信が可能なメールだと良いでしょう。
全員のアドレスを把握しておらずメール送信が難しい場合は、目に届きやすいところに紙の案内状を張り出しておく方法もあります。
会社全体ではなく部署ごとに旅行を実施する場合は、他部署に自身の部署が旅行に行くことを伝えておく必要があります。
他にも旅行中や業務が停止となるため、顧客や取引先に旅行期間中は対応できないことを事前に伝えておきましょう。
社外へのお知らせは企業サイトに掲載、または店舗に張り出し、メルマガの送信が一般的です。
個人的にやり取りしている取引先には、個別でメールを送るようにしましょう。

社内旅行のお知らせを作成・発信する時に意識したいこと

社内旅行のお知らせは、旅行という目的が明確に伝わるように書くことを大前提に嘘偽りなく書きましょう。
通知内容は「いつ」「誰が」「誰に」発信するものか定め、目的に合わせた文章を作るのが丁寧なやり方です。
参加を願う旅行の案内状であれば、送る人全員が参加したくなるような内容と文章が必要です。
社内旅行は主に慰安や親睦を目的としたイベントなので、固すぎる表現は避け、社内旅行の目的や行き先、日時、宿泊先など要点を簡潔にまとめていきましょう。
旅行の案内状は旅行当日までに参加人数を調整する必要があるので、早めに配布することをおすすめします。
最低でも出発日の1ヶ月前までは作成して配り、口頭で告知を行いながら参加率を上げていきましょう。
他部署や社外への旅行の通知においてもなるべく早めの通知が相応しいです。
1～2ヶ月前に通知し、他部署や取引先が困らないようにしていきましょう。

社内旅行のお知らせの基本テンプレート～紙の場合～

社内旅行を紙面でお知らせする場合には、砕け過ぎない形で伝えましょう。－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○発第○○号
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　令和○○年○○月○○日
社員各位

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　○○部　○○○○
　　　　　　　　　　　　　　　　社内旅行のお知らせ

日々のお勤めご苦労様です。
本年度も例年通り社内旅行が決定いたしました。
皆様予定を調整のうえ、奮ってご参加くださいませ。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

・行き先　○○
・日時　令和○○年○○月○○日～○○日　（○泊○日）
・宿泊先　○○○　（住所：○○県○○市○○町○○丁目○○番地○○号）
　　　　　　　　　（電話番号：○○○－○○－○○○○）
・備考　○○○○
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上
－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

旅行内容を詳しく記載したしおりを別で作成しておくと、より丁寧に感じられます。
備考欄には現地集合や移動方法といった内容を記載し、注意事項も分かるようにしておきましょう。

社内旅行のお知らせの基本テンプレート～メールの場合～

メールとなると基本のテンプレートは少し形式が変わってきます。

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

社員各位

皆様お疲れ様です。
下記のとおり、社員旅行を実施しますのでお知らせします。

・行き先
　○○○
・日時
　令和○○年○○月○○日～○○日　（○泊○日）
・宿泊先　○○○　（住所：○○県○○市○○町○○丁目○○番地○○号）
　　　　　　　　　（電話番号：○○○－○○－○○○○）
・備考　○○○○

参加希望の方は下記メールアドレス宛に、○○月○○日までにご連絡下さい。
――――――――――――――――――――――――――――――――――――――――
○○部　○○○○
メールアドレス　○○○○＠○○.com
電話　○○○－○○○○

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

メールは、返信ですぐに参加の有無を伝えられる点が受信者にとって大きな利点です。
ただし、送信元と返信先が異なる場合も配慮して、返信先のメールアドレスや内線番号を記載すると丁寧な案内状となります。

顧客や取引先などにも社内旅行での臨時休業を通知しよう

社外の方に社内旅行の通知を行う場合は、冒頭文に注意しましょう。－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

　　　　　　　　　　　　社員旅行に伴う臨時休業のお知らせ

拝啓　○○の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。

弊社では誠に勝手ながら○○月○○日～○○月○○日までを社員旅行につき、臨時休業とさせていただきます。
休業中にいただきましたご連絡に関しては、○○月○○日以降に順次ご対応させていただきます。

皆様にはご不便をおかけしますが、何卒ご容赦いただきますよう宜しくお願い申し上げます。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記

■社内旅行による休業日　○○月○○日～○○月○○日
　○○月○○日より通常通り営業いたします。

お問い合わせ先：○○○○○○
住所：○○県○○市○○町○○丁目○○番地○○号
TEL：○○－○○○○－○○○○
FAX：○○－○○○○－○○○○

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

上記のようなテンプレートを用いて作成すると、どんな方にも丁寧に感じられる文章にできます。
取引先では全員が注目すべき文章になるので、言葉遣いには気を付けましょう
日付の後ろに曜日を含めることで、対応できない日時を伝えやすくなります。

社内旅行の知らせるためには様々なことに気を遣う必要があります。
旅行の参加を促すためには、文章から楽しみを感じ取れる内容を意識し、その他の社内旅行通知は早めに送り、業務に支障が出ないように心掛けていきましょう。

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