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社員旅行がナシに!キャンセル料はどれくらいかかる?

楽しみにしていた社員旅行が中止になった場合、特に気になるのが旅行のキャンセル料です。社員旅行は社員総勢での計画を立てるので、キャンセル料が膨れ上がってしまう可能性も少なくありません。そのため、キャンセル料が生じる時期とどのくらいかかるのかを知っておく必要があります。そこで今回は、社員旅行がなくなるケースとキャンセル料についてご紹介します。最後には、保険の活用方法もまとめてあるのでぜひ参考にしてください。

旅行中止

社員旅行がなくなるケースとは?

社員旅行を実施する企業はたくさんありますが、実施できなくなるケースがあります。
できなくなるケースは2つあるので、理由を見てきましょう。

・社会情勢で自粛しなければならない
社員旅行がなくなるケースの1つ目は、社会情勢の影響による自粛です。
例えば、感染症が国際的に広まることにより、国から外出や旅行の自粛要請が出た場合、社員旅行の中止または延期を判断が求められます。
自粛傾向が長引く場合は、今後の予定も考えると中止の選択もやむをえません。

・会社の経営難で社員旅行がなくなる
2つ目は、会社の経営難で社員旅行自体がなくなることです。
会社の経営が上手くいかず経営破綻寸前の場合、経営を立て直すために社員旅行自体を中止にする必要があります。

キャンセル料

キャンセル料はいつから発生するもの?

社員旅行のキャンセル料は、いつから生じるのでしょうか?
実は観光庁によって定められていて、プランによって生じる時期が異なります。
ここではそれぞれのプランごとに、キャンセル料が生じる時期をご紹介しましょう。

・国内パッケージツアーの場合
パッケージツアーとは、旅行会社のパンフレットなどに掲載されている旅行会社が企画するツアーです。
国内のツアーに参加する予定だった場合、旅行が開始される日の20日前から支払いが生じます。
例えば、5月1日から社員旅行がスタートするのに社会情勢によって取り消さなければならなかった場合、4月11日までに取り消しをしないといけません。
しかし、旅行会社によってはキャンセル料が生じる日数が異なるので注意が必要です。

・海外パケージツアーの場合
海外のツアーは、国内のツアーよりもホテルの予約や移動手段の予約の関係で、キャンセルのタイミングが早めです。
海外の場合は、旅行開始日の1か月前までに取り消さないと、キャンセル料が生じます。
また、国内ツアーと同様に旅行会社によって生じる日数が異なるので、注意しましょう。

・カスタムツアーの場合
社員旅行での利用の場合は、大体が当てはまる旅行プランでしょう。
このカスタムツアーの料金の内訳には、ツアー料とカスタム料の2つがあります。
カスタムツアーを取り消す時には、ツアーのキャンセル料に加えてカスタム料も払わなければなりません。
ツアー料金は返済されても、カスタム料は返済されないので注意してください。

・ホテルや移動方法だけ依頼した場合
手配旅行と言われるホテルや移動方法だけを旅行会社に依頼した場合、手配時に掛かる手配手数料やホテルへのキャンセル料を支払う必要があります。
これは、取り消しを行う時期とは関係なく支払わなくてはなりません。

費用

社員旅行のキャンセル料はどれくらいになる?

社員旅行を取り消す場合、国内は20日前から、海外は1か月前からのキャンセルでツアー料金の2割を支払わなくてはいけません。
また、どちらも旅行日当日の取り消しは、ツアー料金の半額を支払う必要があります。
もし無断キャンセルをした場合は、どちらもツアー料金を全額支払わなければいけません。
たとえキャンセル料が生じていても全額の支払いを免れるために、きちんと取り消す旨を旅行会社に伝えましょう。

悩む人

社員旅行のキャンセル料を支払うのは社員?会社?

社員旅行のキャンセル料を支払うのは、基本的に会社です。
しかし、会社から一部を請求された場合は、社員全員が折半で支払わなくてはいけない可能性もあります。
経営難で中止になった場合も、会社の方でキャンセル料の支払いが厳しく、社員が支払いに応じなければならないこともあります。
会社と社員とのトラブルにならないように、旅行会社の取り消し時の規定を全社員で共有することが重要です。
また、旅行会社によっては、規定が異なる場合があります。
トラブルを避けるためにも、旅行会社から来た契約書面をきちんと確認しておきましょう。

保険

キャンセル料をカバーしてくれる保険も活用しよう

やむを得ない理由で旅行が取り消しとなった場合は、支払いの一部をカバーしてくれる保険を活用しましょう。
キャンセル料をカバーできる保険の中には、旅行費の一部だけでなく全額負担してくれることがあります。
保険は旅行会社が運営していることがほとんどですが、旅行専用の保険会社もあります。
しかし、病気や社会情勢などのやむを得ない状況で取り消しをした場合、症状や情勢の状況によりどのくらい返ってくるかは会社によって様々です。
もし保険に申し込む場合は、保険の内容をきちんと確認してから入ると良いでしょう。

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