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社内旅行の積立は勝手に行ってはいけない?旅行積立金に関する疑問を解消!

福利厚生の一環として社員旅行があり、社員旅行の積み立てとして毎月給与から天引きしている企業もあるでしょう。
ただ、間違った積み立ての仕方をしていると法律に触れてしまう可能性があるので、積み立ての仕方には注意が必要です。
今回は社員旅行の積み立てに関して、様々な疑問を解消できるようにお答えしていきます。

福利厚生費

社員旅行費を「福利厚生費」で計上するための条件

社員への福利厚生として社員旅行や慰安旅行を実施する場合、一定の条件も満たし、常識の範囲内金額という場合のみ会社が分担する費用を「福利厚生費」として計上できます。
福利厚生費として計上するための条件は大きく分けて2つです。

・4泊5日以内であること
これは国内での旅行が4泊5日以内であり、海外旅行だと滞在日数4泊5日以内に滞在した場合が該当します。
この日数を超えた社員旅行だと、福利厚生費として計上することができません。

・旅行の参加人数が全体の50%以上であること
会社全体ではなく、工場や支店単位で旅行に行く場合はその工場や支店の50%以上が基準となります。
これは実際に旅行に参加した人数が基準になるので、当日病気やケガなどの理由で欠席した人は人数に入りません。

・会社の負担額が10万円程度
法律上は10万円程度と言われていますが、実際は1人当たり5〜7万円が否認されない程度と言われています。
5〜7万円を超えた金額となると業務に差し障りのない旅行とはみなされず、福利厚生費として計上できません。

・社員旅行として認められない例
上記の規定も満たしていても、役員だけで行う旅行や取引先に対する接待旅行、私的な旅行と認められるもの、金銭との選択が可能な旅行に関しては社員旅行として認められず、旅行費が否認されます。

契約

社員旅行費の積立は勝手に行ってはいけない!

社員旅行には多額の費用がかかりますが、従業員の給与から天引きする「旅行積立金」を作る企業もあるでしょう。
従業員から旅行積立金を徴収する場合、事前に労働者の過半数以上で組織した労働組合と「賃金控除に関する協定」を結んでおく必要があります。
つまり、経営者が賃金の一部をあらかじめ控除して支払える「労使協定」を結ぶということです。
労働組合がない場合は労働者の過半数を代表するものと、労使協定を結ぶ必要があります。
労使協定を結ばずに給料から天引きした場合は、労働基準法違反となるので注意が必要です。

給与

従業員の給料から社員旅行の積立金を天引きするには?

基本的に賃金は、全額労働者に支払わなければならないという義務があります。
労働者と経営者との間で納得して社員旅行の費用を天引きするために、事前に労使協定を締結しておかなくてはなりません。
労使協定を結ぶ際には社員旅行の時期や費用の予定を明確にし、控除金額がどれくらいになるのかを示す必要があります。
給与から旅行費用を天引きする場合、まずは給与全額から社会保険料や雇用保険料などの控除、所得税や市県民税などの控除が引かれ、最終的に残ったものが手取りとなります。
旅行積立金は手取りからさらに天引きされるのです。
旅行積立金は「預り金」として、福利厚生費の勘定を用いて仕訳します。

期間

積立金を預かる期間や金額に上限はあるの?

積立金は給与から控除したとはいえ、会社が一時的に預かっているお金という扱いになります。
そのため、預かり期間は基本的に「社員が在籍している限り」となります。
社員が在籍しているならば、ずっと預かっていても時効はありません。
しかし、社員旅行などを行った際には、不参加の人には一旦返金した方が問題も起きにくいでしょう。
預かる金額についても明確な上限は決まっていません。
ただし従業員にとって無理がなく、旅行金額に見合った金額であることが大切です。
場合によっては従業員から不満が出てしまう可能性もあるので、一定の上限を設けておき、その額に達したら返金するというのも1つの手です。

返金

社員旅行用に貯めた積立金の返金は可能?

従業員の給与から天引きした積立金に関しては、返還が行われる可能性があります。
利用目的が社員旅行とされていても、このお金は会社が預かっている「社内預金」となります。
そのため、自身の都合で社員旅行を欠席したとしても、返還を求められた際には会社は速やかに返金しなくてはなりません。
天引きしたお金を預かる際には「社内預金制度」を使い、労使協定の締結と届け出が必要になります。
従業員から積立金の返金を求められた際には、預金金額の全額と労使協定で決められた利子をつけて返金しなくてはなりません。
労使協定無しの天引きをした場合、法定利子をつけて返金する必要があります。
もしも、預金額の一部や半額のみを返した場合も労働基準法違反で罰せられてしまうので注意が必要です。

・返金されない場合の例
旅行積立ではなく「親睦会費」などとして徴収している場合は、社内の親睦会を開くために徴収しているお金が返金されないケースもあります。
記載の仕方によって返金の仕方が変わってしまうことがあり、「親睦会費」などとしている場合は、労使協定にどのように記載しているかで返金されるかどうかが変わってくるでしょう。

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