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社員旅行の幹事は分担が良いのか?

慰安旅行は参加人数も多く、旅行代理店の打ち合わせ、移動手段や宿泊施設の手配、慰安旅行当日の進行など行うことがたくさんあります。また、幹事は参加者全員が安心して、慰安旅行を楽しめるために気配りを忘れてはいけません。そのため、慰安旅行の幹事をやりたがる人が少ないのが現状です。今回はそんな激務が予想される慰安旅行の幹事をスムーズにするためのとっておきの方法をご紹介いたします。

幹事の役割を分業制にする

1から10までの業務を全員で担うのは通常の業務にも支障をきたしてしまいます。そのため、幹事は5〜10人程のチームを組むと良いでしょう。また、その際にメインの担当を決めておくと良いでしょう。旅行代理店との打ち合わせ係、宴会に関わる全ての手配を担当する係、旅のしおりなど資料を作成する係など分業制にすることで各幹事の負担を減らすことができます。また、分業制にすることで抜け漏れをお互いにチェックし合えるため、効率の良い下準備が行えます。

当日の進行も役割分担をする

しんどい思いをするだけで慰安旅行自体を楽しめない幹事はどこか不公平感を覚えてしまいます。そこで当日の進行も日程毎に分けて、行うと良いでしょう。一日目の進行する幹事がその役目を終えたら、残りの慰安旅行は存分に楽しむことができます。また、宴会やリクリエーションなどにはそれだけの幹事を立てることも大切です。宴会やリクリエーションの出来次第では慰安旅行の評価も変わってきます。お酒や食事の準備はメインの担当を立て、盛り上げ役や飲み役、介抱役などは幹事以外の方にも協力を仰ぐと良いでしょう。

綿密な打ち合わせが必要

幹事を分業制にすることで幹事の負担を減らすことができ、幹事でも慰安旅行を楽しむことができます。しかし、分業にする分、コミュニケーションロスも発生しがちです。そのため、必ずやることリストを作成し、どのメンバーも進捗状況を常に把握しておく状態にしておくことが大切です。最近ではGoogleやその他のクラウドサービスが充実しているので、一元管理が容易くなったので、積極的に活用するようにしましょう。

金庫番は人事や総務部の責任者にお願いをする

慰安旅行の費用の支払いなどは自分が立て替えると経費が下りず、自腹を切る可能性もあります。そのため、支払いは会社のクレジットカードを利用するなど支払い権限を持つ人事部や総務部にお願いすると良いでしょう。その他、急な出費が必要な場合は必ず領収書をもらうようにしましょう。

幹事は必ず注意したい3つのこと【社員旅行で失敗しないために】

旅行の幹事を任されたら、多くの人が上手く成功できるかどうか不安に思うはずです。社員旅行で失敗しないために、幹事は3つの注意点に着目しましょう。

参加しやすい予算や行先を設定しておく

社員旅行は従業員全員が参加しやすい予算組みや行先で計画を立てなければ参加率は上がりません。出席率が低い社員旅行だと盛り上がりにも欠けてしまいます。少人数しか参加せずに楽しくなさそうな人がチラホラいることは避けるためにも、幹事はなるべく全員が参加しやすいような旅行をプランニングする必要があります。例えば、行先の決め方については事前にアンケート取っておくのがおすすめです。行先によっては何度も訪れているから、社員旅行は遠慮しておくというケースもありますし、「行先が気に食わないため参加したくない」という事態を防ぐためにも役立ちます。幹事だけに行き先の責任を持たせないことにも繋がります。また、個人から旅費を徴収する場合には、収入に合わせて無理な予算にならないよう組み立てるのがポイントです。参加率を上げるポイントとしてはお得と思わせるくらいの旅費が良いでしょう。

部下も楽しめるような内容にするべき

社員旅行に行きたくないと感じる社員の大半は、部下であることが多いです。先輩や上司ばかりだと気疲れしてしまい、まるで仕事の延長だと感じます。社員旅行では社員にプライベートの旅行のように思わせることが大切です。そのためには、旅行プランの発表時に自由時間が多く設定されていることや、移動は自由席でラフな形で参加できること、一発芸や計画を要する無理な出し物を行わないことが、参加率を高めて満足度も高い社員旅行に繋がります。全員が緊張せずリラックスできる計画づくりは幹事の腕の見せ所です。

キャンセル料が発生する日時を把握しておく

団体旅行となると急に参加人数が減って旅行がキャンセルとなる場合も少なくありません。そのため、キャンセル料を支払うはめになってしまったというケースも多いのです。旅行に行かないにも関わらず、キャンセル料を徴収するのはナンセンスです。社員旅行を計画した際は、必ずキャンセル料が発生する期日を把握して、トラブルが起きないようにしていきましょう。

幹事も安心!当日までの段取りまとめ

幹事に選ばれたら旅行当日までバタバタと動くので大変です。しっかり計画して旅行を企画することで、慌てずに済みます。当日までの段取りをどう進めていくのか、具体的なプランをご紹介しましょう。

社員旅行計画は3ヶ月前から

社員旅行の計画を頼まれたらなるべく早めに取り掛かりましょう。行先や予算については昨年の資料やデータがあれば参考にしてみましょう。行先に悩んだら旅行会社のプロの手を借りるのもおすすめです。行先が決まったら予算を設定し、社員に伝え、現段階での参加人数を確認していきましょう。

2ヶ月前からはプランを整える

社員旅行の当日から2ヶ月前に入ったら詳しい旅行プランを設定しましょう。訪れる観光名所や店、移動手段はどうするのかといった旅の内容を決めていきます。旅行会社を利用する幹事は、ツアーコンダクターと打ち合わせを行い社員の目的に合わせた旅行になるように調整してもらいましょう。プランが完成したら社員全員に案内状を送る必要があります。案内状の内容は旅行日程・旅先・観光内容やスケジュール・予算・旅行中のお楽しみイベント・出欠の有無の確認・社員からの要望をかけるスペースなどが挙げられます。これらの内容を書くと旅行の内容が把握しやすいです。出欠の有無は最終の参加の確定であることを記載し、この時点で旅行に参加人数を確定させておきましょう。人数が確定したら必要な宿泊先の部屋数の確保、移動手段ごとに必要な席の確保をしていきます。

1ヶ月前は宴会の企画やしおりの作成を

旅行まで1ヶ月前になったら、旅行中の一番の盛り上がりとなる宴会の企画を考えましょう。宴会の企画を考えるのが大変に感じたら、宴会専門の幹事を任命しておくのも良い方法です。また、旅行内容を詳しく記載したしおりを作る必要もあります。しおりには詳しい旅行日程・観光地の情報・バスやホテルの席、部屋割り・持ち物リスト・注意事項・緊急時の連絡先などを記載して配布しましょう。

前日、当日は最終確認を

前日まで来たら旅行の最終確認です。幹事として旅行全体のスケジュールを今一度把握し、参加者には注意事項や集合時間、持ち物の不備がないように情報を共有していきましょう。旅行当日は念のため参加者よりもいち早く集合場所に来るように心掛けてください。初日の始まりは幹事が挨拶を行い自己紹介と共に1日のスケジュールと注意事項を再度伝え、旅を盛り上げるように元気の良い話し方が素敵な旅行へとつなげてくれます。

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