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幹事必見!幹事マニュアル

社員旅行の幹事を任された場合、まず何からやるべきか検討も付かない方も多いのではないでしょうか。今回は社員旅行の幹事さん必見の幹事がやるべきマニュアルをお伝えします。

社員旅行の幹事の流れ

社員旅行の幹事を任されたら、まず全体の動きを知るようにしましょう。社員旅行の計画は大きく分けると以下の構成になります。

@やることを整理
A旅行の日程や方向性、プランを決める
B旅行代理店と相談する
C移動手段を選択する
D宿泊先や滞在先を決める
E参加者と打ち合わせをする
F事前準備
G出発

上記の点を大きく分けて、企画するとスムーズに運びます。

やることをリストアップする

社員旅行を企画するにあたり、最も大切な段階といえます。ここでやることをリストアップすることでスムーズに準備を行うことができます。主なやることのリストアップとしては以下の項目が挙げられます。

社員に対してのアンケート(希望を取る、参加可否など)

アンケート社員旅行の事前アンケートは、参加者である社員がどこに行きたいかや、何をしたいかといった要望を把握するために行われます。そういった社員の声を旅行会社との打ち合わせをする前に行っておかないと、後から社員の不満が出ることもあるので、できれば社員旅行の打ち合わせの前に事前アンケートは必須で行う方がいいでしょう。
他に、参加人数を把握することも今後宿泊先の予約やバスの席順を決めるうえで非常に大切なので、アンケートで事前に参加可否の意志も確認しましょう。

旅行代理店との相談と一括見積もり

旅行代理店との相談社員旅行のことは、旅行代理店の大人数での団体旅行専用窓口に相談すると安心です。宿泊場所だけでも参加する時期や人数、あらかじめ決められた予算内で予約しなければならないので、予算によっても全く違いがありますし、オフシーズンと行楽シーズンでは随分予約できる日程や予算にも違いがあるため、希望の行き先、日程がある程度決まったらまずは、旅行代理店の団体旅行専用窓口に一度相談してみましょう。
その際一括見積りすることで、事前に概算の料金をいくつも比較できるうえ、旅行代理店の担当者とのやり取りがスムーズに進むのでおすすめです。そのうえ一度条件さえ入力してしまえば、一気に旅費の見積もりも出してくれるので便利です。

旅行の詳細決めと旅行代理店との打ち合わせ

旅行の詳細決めと旅行代理店との打ち合わせ社員への社員旅行のアンケートや会社の予算、社員旅行の目的などを打ち合わせベースに徐々に形にしていきます。その際に、社員旅行で行いたいことを旅行代理店に希望を送り、最適なプランを提示してもらいましょう。提示された日程や泊数の中から、ちょうど社員の希望に合ったものと合致するものを選びます。
旅行会社と契約する場合は、事前にキャンセル料や人数変更になった場合どうなるのか、もしもの時のためにプラン変更は途中でできるかなどを細かく聞いておく必要があります。

予約や手配、参加者との打ち合わせ

予約や手配旅行会社への入金やバスの出発時間、参加者の最終確認、集合場所や集合時間を分刻みで確認します。旅行会社と、幹事の把握している人数、全体のスケジュールや希望がしっかりとお互い正しく把握できているのかの確認を行います。そして当日配布する旅行全体のスケジュールや緊急連絡先を記載したしおりを作成します。
また、当日の流れを頭の中でシミュレーションしておくことで「こんなトラブルにはどう対応するか?」をリスト化し、悪天候などの対処や参加人数をいつでも確認できるような体制や道具を準備しておく必要があります。できれば貸切バスの中で食べる当日の飲み物やちょっとしたお菓子も用意しておくといいでしょう。

移動手段、宿泊先を決める

大型バス社員旅行での移動手段は大型バスの貸切バスがおすすめです。大型バスだと大人数で一気に移動することができ、費用も他の交通手段よりも安く抑えることができます。しかし、社員旅行の移動手段で大型バスや貸切バスを使う場合、問題になってくるのがバスに乗車する席順です。あらかじめ幹事の方で決めておくという方法もありますが、幹事側で決める場合は、席にも上座と下座があり、大型バスの場合だと後ろの席の方が上座、真ん中の方が下座となります。そして、上司などの上の立場の人が上座を希望する場合はそちらに上司を誘導するのがいいでしょう。
また、幹事だけで席を割り振ってしまうと不満が出てくる場合は、くじ引きでバスの席を決めるという方法もあります。ただバス酔いしやすい人だけはバスに比較的酔いにくい前の方の席や窓際を誘導しましょう。
また、宿泊先は社員旅行に参加する人数・男女の比率から最適なものを選ぶと良いでしょう。バスなどの席順も事前に決めといたほうが良い場合は決めておきます。宿泊先の部屋の1部屋に入る人数、例えば1部屋4人まで滞在可能などを早眼にホテル側もしくは旅行会社から教えてもらっておく必要があります。

旅のしおりなどの資料作り

旅のしおり社員旅行では参加者がどういうスケジュールで動くのか、全体を参加者全員が把握するために旅のしおりは欠かせません。何よりも旅のしおりがあることによって、旅の道中、参加者の気分が非常に盛り上がるので、ある程度のスケジュールが決まったら、インターネットに誰でも簡単に旅のしおりが作成できるサイトなどもあるので、手軽に旅のしおりを作成することができます。

旅費の支払い

旅費の支払い社員旅行の旅費の支払いは、会社にもよりますが幹事が参加者から徴収し、旅行会社や旅行代理店に支払う場合には幹事がお金の管理を一任されているので責任重大です。万が一なくしたりしないように、支払う旅費の管理は徹底しましょう。そして、徴収する金額にも不備がないかどうか、確認をしっかりとることが大切です。

事前準備や買い出し

衛生用品幹事の方で、事前に買い出ししておきたいものについては、誰かが病気になった時すぐに対応できるように薬などの衛生用品や抗菌のウェットティッシュ、マスクやバンドエイドなど、ハサミなどいつどこで誰かが必要になるかわからないものを準備しておくことが重要です。ほかにはバス酔いした人がいた時のための大きいサイズのビニール袋やお土産サブバッグなども準備しておくと役に立ちます。それ以外だと、バスの中で食べる参加者のお菓子なども準備しておくと喜ばれます。

宴会の準備(宴会場の予約)

宴会の準備旅行会社との話し合いが終わったら、旅行先での宴会の出し物を企画し、社員の中でやってくれる人がいたら事前にお願いしておきます。出し物によっては練習が必要なものや準備がひつようなものもあるので、前もって1週間前ぐらいに出し物や企画をする人の進捗を確認し、事前に当日の打ち合わせをしておく必要があります。宴会場の予約も忘れずにしておきましょう。参加人数が多ければその分広い大広間を貸し切る必要があるので、事前に人数確認も必須で行います。

宴会の進行

ビンゴ社員旅行の幹事は宴会でも、宴会開始の挨拶に始まり、その後上司に挨拶を促して乾杯してから、食事歓談の後、出し物があれば出し物の司会進行を行い、出し物がなければ余興やビンゴ大会、ゲーム代会などの進行を務めなければなりません。ビンゴ大会だと、事前に商品を用意しておく必要もあります。そして最後にお開きの挨拶というのが一般的です。

2次会の確認

2次会2次会の参加者の確認は、宴会途中でも構いません。希望者のみ2次会に参加し、参加しない人は各自部屋に戻るよう促すようにしましょう。

後始末(忘れ物やトラブルなどの対応)

忘れ物社員旅行が終わっても、バスの中や宿泊場所に忘れ物をしてくる人もいます。そんな社員旅行が終わった後の忘れ物などの対応にも、バス会社にすぐに確認が取れるように連絡先を控えておき、いつでも確認が取れるようにしておくことが大切です。

社員旅行に行きたくないという団体行動が苦手な社員のために

社員の中にも、団体行動が好きで社員旅行を楽しみにしている社員もいれば、ずっと団体行動をするプランでは自分のプライベートな時間もないので疲れてしまうという社員もいます。その場合、どこかで自由行動できるようなオプショナルツアーを参加者たちから希望を募って選択するのもいいでしょう。選択肢があれば、自分の希望通りのプランを心から楽しむことができるため、参加者の満足度も非常に高いはずです。昔は社員旅行といえば、団体行動が当たり前でしたが、最近は、このように少人数に分かれたグループ別の行動で日中は過ごして、夜に宴会やパーティで全員の親睦を深めるといった形式も増えてきているようです。

幹事のおすすめの服装

幹事のおすすめの服装

社員旅行に同行する幹事の服装について、おすすめなのは過度な露出は控えて、オシャレをしすぎない方が良いです。あくまでも社員旅行なので、華美な服装、例えばワンピースなどは避けて実用性のあるボトム、動きやすい綿パン等がいいでしょう。天気が変わりやすい場所や季節の変わり目などの場合は、体温調整できるように必ず上着も持参すると便利です。

社員旅行当日とアフターケア

社員旅行当日は、集合場所に早めに着いて、ドライバーやガイドにまずは挨拶するところから始まります。その後、参加者の人数確認をして、万が一欠勤者がいればホテルなどの宿泊先にも連絡をとる必要があります。社員旅行は時間通りにスケジュールが進行するようにスケジュール調整しつつ、参加者への気配りを忘れないようにしましょう。急患やトラブルが発生したときは慌てずに適切な対応を行えるように準備をしておくと良いでしょう。急な渋滞でバスが前に進まず、予定の時刻に宿泊所に到着できない場合は、落ち着いて宿泊施設に送れるということを連絡しておきます。また、社員旅行が終わった後の忘れ物やその他の問い合わせについてのアフターケアにも、いつでも対応できるようにしておく必要があります。

幹事の挨拶

幹事の挨拶はそんなに改まったものでなくてもいいでしょう。当日の朝、集合する時に「おはようございます」と挨拶して、バスの中で幹事として自己紹介を簡単に済ませた後に1日のスケジュールを伝えます。そしてゴミの後始末、集合時間の厳守、飲酒喫煙についての注意事項を伝えていったんは終了です。そして、宴会での司会もしなければいけない場合、大広間でまずは幹事の挨拶のあと上司の挨拶、そして皆で乾杯をし、出し物が終わったら中締めから二次会へとつながります。旅の最後は帰りのバスの中で、幹事の挨拶で締めくくられます。挨拶は長くなり過ぎないように、簡潔・明瞭に必要なところだけを伝えられれば問題ないです。

よくある失敗

幹事のよくある失敗

ほかに社員旅行で幹事が失敗しがちなのが、予約の管理です。例えば、旅行先で次のスケジュールにあった施設の予約が、直前になってとれていなかったことが発覚するなどの確認ミスも起こり得るので注意が必要です。こういった事態を避けるために、事前に旅行会社との綿密な相談と自分自身でも確認をしっかりしておく必要があります。

飲酒

宴会での飲酒はほどほどに!

社員旅行とはいえ、周りが開放的になっている宴会の席にいると意図せず酒を酌まれて断れずに飲みすぎてしまう事があるかもしれませんが、幹事があまりに飲み過ぎてしまうと、その後の社員旅行の進行がまともにできなくなるといったことにもなりかねません。翌日二日酔いで幹事の仕事が務まらない場合、周りは非常に困ってしまうので、そういう事態を避けるためにもアルコールの摂取は控え目にするか、もしくは万が一、自分がそうなった時のために副幹事がいればその人に事前に旅行のスケジュールや進行状況を情報共有しておくことが大切です。

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