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[幹事さん向け]前準備とは?

新人さんはよく会社の慰安旅行の幹事を任されがち。社内でも強固な権力を持っているわけでもないし、もちろんコミュニケーション能力も十分ではない新人さんにとっては、慰安旅行の幹事は最難関の課題ともいえます。そんな慰安旅行の幹事を任された人へ慰安旅行の準備の方法をお伝えいたします。

前提条件を知っておこう

慰安旅行を準備するにあたり、前提条件をしておくとよいでしょう。慰安旅行の前提条件は旅費を経費で扱えるか、旅行期間は4泊5日以内(海外旅行の場合は移動日数を含まない)、社員の半数以上が参加することが挙げられます。旅費は社員の職位により、福利厚生費として当てられないこともあるので注意が必要です。また、契約社員やアルバイトは参加者比率にカウントしないため、福利厚生費として申請する場合は正社員が半数以上必要となります。

全社員にアンケートを取る

慰安旅行の準備で大切となるのは参加人数と予算です。社内で慰安旅行へ行くことが決定したら、まず全社員にアンケートを取りましょう。そこで慰安旅行の行き先やイベント、リクリエーションなどの希望も取ると良いでしょう。また、もし慰安旅行があった場合、参加可否も取っておくと予算の策定や見積もりも取りやすくなります。

申し込み方法を考える

社内のアンケートが取れ、参加人数や慰安旅行の内容が決まったら、申し込み方法を考えます。会社によっては法人用の福利厚生クラブに加盟している、ヤフーや楽天などのポイントを貯めて、利用する場合もあるので、会社から指定されている場合はそちらを優先しましょう。申し込み方法はインターネット上で慰安旅行を専門的に扱っている代理店を利用すると良いでしょう。無料一括見積もりや前準備から旅行中まで、丁寧にサポートしてくれます。

旅行の詳細を決める

行き先や参加人数は予算を策定するまでの最低条件です。ここからはさらに詳細を準備する必要があります。宿泊先、行き先で訪れる観光地や自由時間の場所、宴会会場の選定、リクリエーションの会場などのタイムスケジュールを策定していきます。また、慰安旅行は完全にオリジナルにすることができるので、会社やメンバーの希望も盛り込む必要があります。旅行会社と打ち合わせをして、予算に合うプランを提案してもらい、微調整しながら決めていくと良いでしょう。

必要なアイテムの準備

慰安旅行の詳細が決まり、稟議書の決済も完了したら、慰安旅行中に必要なアイテムを揃えます。旅のしおり、宴会で用意する料理やお酒の注文、宴会・リクリエーションを盛り上げるためのグッズやゲームなどを用意します。また、旅行当日に必要となるアイテムも準備が必要です。酔い止めや胃腸薬、バンソーコーなど軽度の怪我や体調不良に対処できるものは用意しておくとよいでしょう。

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