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幹事必見!幹事マニュアル

慰安旅行の幹事を任された場合、まず何からやるべきか検討も付かない方も多いのではないでしょうか。今回は慰安旅行の幹事さん必見の幹事がやるべきマニュアルをお伝えします。

慰安旅行の幹事の流れ

慰安旅行の幹事を任されたら、まず全体の動きを知るようにしましょう。慰安旅行の計画は大きく分けると以下の構成になります。

・やることを整理
・旅行の日程や方向性、プランを決める
・旅行代理店と相談する
・移動手段を選択する
・宿泊先や滞在先を決める
・参加者と打ち合わせをする
・事前準備
・出発

上記の点を大きく分けて、企画するとスムーズに運びます。

やることをリストアップする

慰安旅行を企画するにあたり、最も大切な段階といえます。ここでやることをリストアップすることでスムーズに準備を行うことができます。主なやることのリストアップとしては以下の項目が挙げられます。

・社員に対してのアンケート(希望を取る、参加可否など)
・旅行代理店との相談と一括見積もり
・旅行代理店の担当との打ち合わせ
・予約や手配、参加者との打ち合わせ
・旅のしおりなどの資料作り
・旅費の支払い
・事前準備や買出し
・宴会の準備(宴会場の予約)
・宴会の進行
・2次会の確認
・後始末(忘れ物やトラブルなどの対応)

旅行の詳細決めと旅行代理店との打ち合わせ

社員への慰安旅行のアンケートや会社の予算、慰安旅行の目的などを打ち合わせベースに徐々に形にしていきます。その際に、慰安旅行で行いたいことを旅行代理店に希望を送り、最適なプランを提示してもらいましょう。

移動手段、宿泊先を決める

慰安旅行での移動手段は大型バスの貸切バスがおすすめです。大人数で移動することができ、費用も他の交通手段よりも安く抑えることができます。また、宿泊先は慰安旅行に参加する人数・男女の比率から最適なものを選ぶと良いでしょう。

事前の準備

旅行会社への入金やバスの出発時間、集合場所や集合時間を分刻みで確認します。また、悪天候などの対処や参加人数をいつでも確認できるような体制や道具を準備しておく必要があります。

慰安旅行当日とアフターケア

慰安旅行は時間通りにスケジュールが進行するようにしつつ、参加者への気配りを忘れないようにしましょう。急患やトラブルが発生したときは慌てずに適切な対応を行えるように準備をしておくと良いでしょう。また、慰安旅行が終わった後の忘れ物やその他の問い合わせについても、いつでも対応できるようにしておく必要があります。

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