団体旅行の幹事さん［沖縄編］

任せた方も、任せられた方もかなり不安な状態でスタートした ! 本当に、大丈夫なんだろうか !? そこで、まずは「みんなの旅行」でお世話になっている、旅行 会社・旅行代理店に見積を依頼してみました。 ここでポイントとなるのは、日程(時期)、旅行先、予算、人数 です。これさえ決まっていれば、旅行会社への問い合わせも比較 的スムーズに行くはず。今回は社員の強い要望もあり、沖縄の海を満喫!をコンセプトに旅先を決めました。

• 幹事佐藤、鈴木
• 日程6月27日(木)～6月29日(土)
• 旅行先沖縄 宮古島・本島
• 予算一人 90,000円くらい
• 人数21名

旅行会社・旅行代理店に具体的なプランと時期を直接相談

直接お会いして、質問しながらプランの相談をすると、意外にスムーズに事が運びます。漠然としたプランや要望から、具体的なプランの提案をいただけるのは、たいへんありがたいことです。今回は、社員の要望の一番多かった、「海」を堪能するコースに決めて、海の美しさでは一番という「宮古島」からスタートして、つりや人気の観光コースを楽しむプランに決まりました。時期は、国内旅行の場合は1ヵ月前まで、海外の場合は2ヵ月前までに決めれば問題ないそうです。

旅行会社の「見積書」「手配旅行条件書」「旅程表」を確認

旅行会社・旅行代理店に申込むと、「見積書」「手配旅行条件書」「旅 程表」が渡されます。 見積や手配旅行条件書には、旅行の各種条件や、万一契約解除や 人数の増減が起った場合のキャンセル料などが決められていま す。旅程表では、移動手段や宿泊施設、食事などの内容を把握し ておきましょう。 内容を確認して、疑問点はそのままにしないで、必ず質問しておきましょう。

メインイベントの宴会、食事、遊びのプランなどを調整

社員旅行などの団体旅行の楽しみといえば、やっぱり宴会と食事! 宴会場が必要な場合もあれば、街中や空港、駅、SAのレストラ ンを活用する手もあります。もちろん予約は忘れずにしておきま しょう。 特に「郷土料理」などのこだわりがあれば、予めコースで頼んで おくのも重要です。事前に、料理の内容が決まっていれば、幹事 さんも安心して宴会を楽しめます。

旅行会社・旅行代理店との最終打合せ

旅行の準備も終わり頃になると、細部にわたっていろいろなものが決められていきます。ここで安心せず、最終確認はしっかりしておくことがポイントです。旅行会社・旅行代理店には、事前に受け取っておくべき、航空券などのチケットはもちろん、ホテルのパンフレットやレストランのクーポン券など、困ったときに役立つ資料やお得な情報は必ず確認しておきましょう。 旅行の1週間前には、当日の集合場所・時間、持ち物、カメラ・ ビデオ、ゲームの賞品やおやつなどの買い出し、移動手段の確認 や予約すべきもの、必要な道具や施設などの最終確認が重要です。