サークル旅行を企画しよう!計画に必要なポイント【団体旅行の窓口】

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サークル旅行を企画しよう!計画に必要なポイント

サークル旅行

サークル旅行の企画担当になると、段取りや進め方が分からず困ってしまいますよね。
就職やゼミ活動などで忙しくな大学3、4年生の先輩や、右も左も分からない新入生をまとめるのは、去年まで新入生だった2年生というサークルも多いでしょう。
今回は、初めてサークル旅行を企画することになり戸惑っている人に向け、サークル旅行に向けた具体的な手配方法やノウハウをお伝えします。

サークル旅行の計画前に目的を明確にしよう

まず、サークル旅行の成功は事前の計画にかかっていることを理解しましょう。
何のために旅行をするか目的が明確でなければ、積極的に参加したいというメンバーは集まりません。
メンバーのほとんどが参加しないサークル旅行では失敗です。
計画の前段階として、まずは旅行の目的をはっきりさせましょう。
メリットが感じられる旅行計画を作ることが、サークル旅行の企画を成功させる第一歩です。

サークル旅行の企画は3〜6ヶ月前からがおすすめ

サークル旅行の企画は、3〜6ヶ月前など、早めのうちからスタートすることをおすすめします。
夏休みシーズンの7〜8月にサークル旅行を計画するなら、遅くとも新学期スタート時には企画準備を始めましょう。
特に、サークルの人数が多く大人数の旅行になる場合や、夏休みシーズンや大型連休に日程を組みたい場合には早めに動くようにする必要があります。
出欠については仮出欠を取り、日程と旅行先が決まり次第、正式な出欠確認をするとスムーズです。
ギリギリまで出欠できるかが分からないメンバーがいる場合には、キャンセル料が発生するタイミングを伝えて最終申し込み期限を伝えましょう。

サークル旅行を企画する基本的な流れは以下の通りです。

・日程や旅行先を決める
・旅行の予算を決める
・旅行会社に問い合わせて旅行計画を作る
・参加者へ周知し出欠確認をする
・レクレーションやイベントの準備
・最終確認

以上の流れを意識して前もって準備を始めましょう。

アンケートで日程や予算を聞いておくと良い

日程や旅行先、予算などは幹事の独断では決められません。
サークルメンバーにアンケートなどを取り、要望を確認しましょう。
アンケート用に、日程や旅行先についてあらかじめ候補を挙げておくと集計作業が楽です。
予算についても、安過ぎず高すぎないラインを参加者に確認すると安心でしょう。
一人当たりの金額の目安としては、国内なら2〜5万円、海外なら5〜10万円前後がサークル旅行の相場です。

チケットや宿泊先などの最終確認を忘れずに

サークル旅行中は突発的な出費がある可能性もあります。
食事やお酒を勝手に頼んでしまう人がいたり、交通機関の再手配が必要になったりするケースは珍しくありません。
自腹を切ったり、その場でお金を集めたりするのは大変なので、旅行費用は予備費を加えて徴収し、旅行後に会計報告をしたうえで返金手配等をすることをおすすめします。
また、チケットや宿泊先の手配に万が一のミスがないか、しっかり最終確認をすることも企画担当の仕事です。
旅行の3日前には念のため予約確認を行っておきましょう。

大人数の移動は貸切バスを手配しよう

大人数で移動するサークル旅行なら貸切バスを利用すると便利です。
電車などの交通機関での移動では静かに過ごさなければならず、移動時間は移動時間にすぎません。
しかも、旅行用の大きな荷物を持って駅構内や宿泊先までの道を大人数で歩くのも大変です。
その点、貸切バスなら荷物も積める上、運転はプロに任せお酒を飲みながらの車内イベントなども楽しめます。
しかも、大学や最寄り駅まで時間通りに迎えに来てもらえるので、企画担当として参加メンバーの行動を管理しやすいです。
サークル旅行の行き先や日程が決まったら、貸切バスの見積もりを取ってみましょう。
貸切バスを手配する場合のモデルプランをご紹介します。
(※東京の新宿駅から出発する例とします)

関東1泊2日プラン

初日は新宿駅を11時に出発し、途中SA休憩をはさんで三浦半島へ向かいます。
BBQを楽しんだ後、翌日は11時に三浦を出発、新宿駅に13:00に着くプランです。
マイクロバス利用料金が約80,000円、高速料金と宿泊料金で総計254,640円、20名利用とすると一人当たりの旅行費用は12,732円となります。

関東2泊3日プラン

初日は新宿駅を9時に出発し、千葉の白子温泉エリアに11時到着、サークル練習などに時間を取り、2日目は練習とBBQ、花火などを楽しみます。
最終日は白子を14時に出発、新宿駅への到着は16時です。
マイクロバスの利用料金は回送分を含めて173,000円程度、高速料金と宿泊費を加えた628,240円が総費用となります。 20名利用だと一人当たりの旅行費用は31,412円です。

サークル旅行の企画のポイントまとめ

サークル旅行の企画を成功させられれば、サークルの先輩や後輩、同学年のメンバーからの信頼度はアップします。
企画力、企画実行力、そしてメンバーをまとめる力は、その先の人生でも求められるスキルでしょう。
大学生に人気の旅行先は、長野や京都、金沢や熊本、北海道や沖縄などたくさんあります。
ぜひ、人気旅行先も参考に思い出に残るオリジナルのサークル旅行を企画して成功させてください。
もちろん、自分たちだけで練習場や宿、移動手段などを一つひとつ予約するのは大変なので、バス会社など旅行のプロが持つノウハウを借りながら、企画を練っていきましょう。

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