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社員旅行の案内メールを項目ごとに例文でご紹介!書き方の注意点やポイントとは?

社員旅行を実施する時には、社員にその旨を伝える案内メースの作成が必要です。盛り込まなければならない内容はたくさんあり、また作成にあたりいくつか注意点や読みやすさにも配慮しなければなりません。そこで今回は、社員旅行の案内メールに盛り込む内容や例文、さらに読みやすいメールを作成するポイントなどをご紹介します。

メール

社員旅行の案内メールに書くべき内容とは?

まず、社員旅行の案内メールに書くべき内容からご紹介します。
案内メールでは、主に次の項目を盛り込むようにしましょう。

・日時
・行き先やプラン
・宿泊先(日帰り旅行である場合は不要です)
・参加費(個人負担があるようならば記載が必要です)
・集合時間、集合場所
・参加有無のアンケート


案内メールは堅苦しい印象になると事務的な感じとなり、楽しい印象ではなくなってしまいます。
そのため、参加したら楽しい経験ができるという雰囲気を伝えていけるように心がけて作りましょう。

メール

案内メールの件名や前書きの例文

案内メールの作成では、件名や前書きも重要なポイントとなります。
ここからは件名と前書きのポイントを例文からご紹介します。

【件名のポイント】

案内メールの件名は社員全員が一目見てでも、どんな内容なのかが分かる件名が相応しいです。
件名は以下のように書いてみましょう。

・件名:社員旅行のお知らせ
・件名:【重要】社員旅行のお知らせ
・件名:【参加のご確認】社員旅行のお知らせ
・件名:【○月○日】社員旅行のお知らせ


件名にはストレートに社員旅行について案内するタイトルが望ましいです。
予定の入れ忘れ等が無いよう、【】などの記号も活用して内容の重要性をアピールしましょう。

【前書きのポイント】

前書きは本題に入る前に差し込む前の導入文です。
「お疲れ様です」や「お勤めご苦労様です」といった労いの言葉を含めるとより丁寧に作られた雰囲気を与えられます。

例文@
皆様日々のお勤めご苦労様です。○○部の○○です。
今年も当社の恒例行事である社員旅行を、実施したいと考えております。
日程調整のうえ、参加の有無をお知らせください。

例文A
毎日懸命に業務に励まれていることと存じます。
さて、今年も社員旅行の時期となり、下記の予定で実施が決定しました。
日頃、業務に力を注ぐ社員皆様の疲れを取り、また親睦を深めていただく機会にしたいと考えております。
つきましては、○月○日までに○○へ参加の有無のご返答をお願いします。
ぜひ皆様奮ってご参加くださいませ。

例

本文に書くべき内容を例文でご紹介

続いては、社員旅行の概要を伝える本文となります。
本文のテンプレートも色々あるので、いくつか例を挙げていきましょう。

例文@

1.旅行先
○○○

2.日時
集合 ○○年○○月○○日 ○○時 ○○○駅 ○○口
解散 ○○年○○月○○日 ○○時 ○○○駅 ○○口(予定)

3.宿泊先
○○○ホテル
住所:
TEL:

4.担当者
○○部 ○○○○(内線番号)

以上
=============================
幹事:(名前) (○○部 内線:(番号)/MAIL:(メールアドレス))
=============================


例文A


日時  ○月○日(○)〜○日(○) ○泊○日
場所  ○○○
宿泊先 ○○○
参加費 ○○○円

以上
=============================
幹事:(名前) (○○部 内線:(番号)/MAIL:(メールアドレス))
=============================


例文B

日程:○月○日(○)〜○日(○) ○泊○日
費用:○○○円
宿泊場所:○○旅館(HPのURL)
住所:○○県○○市○○町○−○−○
備考:当日は現地集合・現地解散となります

参加有無の返答につきましては各課で取りまとめて○月○日までに○○部の○○までお知らせください。

なお、ご不明な点やご質問などありましたら
○○部の○○までメールまたは電話(内線:000)にて
お気軽にお問い合わせくださいませ。

何卒宜しくお願い申し上げます。
=============================
幹事:○○○○ (○○部 内線:(番号)/MAIL:(メールアドレス))
=============================


例文Bでは備考を記載したり、参加有無の返答を最後に記載したりするなどして、アレンジを加えています。
不明点に関しての質問受付などもしやすいような工夫を程こすことで、より丁寧な印象になります。

日程

社員旅行の日程表を作成するのもおすすめ

案内メールには日程表を記載しておくと旅行の情報が伝わりやすく、どんな旅行内容なのか大まかに把握できます。

・日程表の例文

○月○日 会社駐車場(8:00)⇒○○駅(9:00発)⇒○○駅(10:20着)⇒観光場所@○○(11:00〜12:00)⇒昼食○○店(12:00〜12:30)⇒観光場所A○○(13:30〜15:00)⇒観光場所B(15:40〜17:00)⇒夕食(17:30〜18:50)⇒宿泊先○○(19:20)

上記のように行き先と共に時間を細かく挙げていくとスケジュールが分かりやすいです。
また、観光名所はそれぞれどんな見どころや特徴があるのかを軽く紹介すると、旅行のイメージが付きやすくおすすめです。
社員旅行にマイナスなイメージを持たれやすい原因は、当日にならないと予定がはっきりしないところにあります。
しかし、日程表から旅行のイメージが膨らめば不安は軽減され、自然と楽しみな気持ちも沸き上がりやすいので、参加率のアップに期待できるでしょう。

御礼

読みやすい案内メールを作成するポイント

読みやすい案内メールにするためには、分かりやすく簡潔に書くことポイントです。
メールで送るため件名を目立たせるように工夫し旅先の案内は詳細にて、社員一人ひとりが「行きたい」と思えるような内容も必要です。
また、案内メールの送信は遅くても旅行当日の1ヶ月前以上にしましょう。
直前だと社員もスケジュール確保ができない上に、参加人数が定まらないので旅行のスケジュール調整や手配ができません。
社員と旅行の両方のスケジュールを確定するためにも、早めに送り、返事をもらうように心掛けてください。

書面で案内状を作るとなると印刷したり配ったりで手間がかかってしまいます。
しかし、メールであれば文章を作成し社員それぞれ送るだけなので、忙しい幹事の負担を軽減することが可能です。
ぜひご紹介した文章を参考に、楽しい旅行が待っていることを伝えて満足度の高い社員旅行にしましょう。

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