【幹事必見】社員旅行を企画する際の流れとポイント・注意点を解説

2023.07.10

社員旅行の幹事を任された場合、具体的にどのような準備をすれば良いのでしょうか。
当記事では社員旅行の幹事に選ばれた人に向けて、社員旅行を企画する際の流れやポイント・注意点をまとめました。
「社員旅行の企画をしたことがない」という人はぜひチェックしてみてください。

社員旅行を企画する際の流れ

社員旅行を企画するには、過去のデータを集めたり参加者の声を聞いたりと入念な下準備が必要です。
ここでは企画をたてる前にすべきことや、社員旅行のプランを考えてから当日をむかえるまでの流れを確認しましょう。

(1)【旅行の半年〜3ヶ月前】前年度の情報収集をする

社員旅行の幹事に選ばれたら、企画をたてるため、前年度に行った観光地や予算感などの情報収集をします。まずは前任の幹事に去年はどこへ行ったのか、予算はいくらかかったのか、参加者は何人だったのかなどをヒアリングすると社員旅行のプランがたてやすいです。

(2)【旅行の半年〜3ヶ月前】旅行の参加者にアンケートを実施する

社員旅行に参加する人の意見を効率よく集める手段のひとつとして、アンケートがあります。

アンケートを実施する際は、旅程や行き先の希望・旅の目的・旅行中に重視するポイントを項目に入れると、参加者の声を反映した企画がたてやすいです。

(3)【旅行の半年〜3ヶ月前】プランニングする

社員旅行のデータや参加者の意見をまとめたら、次はプランニングしましょう。

旅行のテーマを決定する上で大切なのは、明確な目的をもつこと。たとえば社員同士の親睦を深める、みんなでアウトドアスポーツを楽しむ、忙しい日常を忘れてひたすらくつろぎたいなどです。

テーマ以外にも、目的地や日程、予算や参加人数など具体的に決めておくとスムーズです。
旅行会社に相談したとき、社員旅行に適したプランを提案してもらいやすくなります。

(4)【旅行の3ヶ月〜2ヶ月前】複数の旅行代理店から見積もりをもらう、旅行代理店の決定

旅行の3ヶ月から2ヶ月前になったら、複数の旅行代理店から企画を元にした見積もりを出してもらいます。その中から予算感がマッチする旅行代理店を決定しましょう。

(5)【旅行の2ヶ月〜1ヶ月前】旅行代理店と打ちあわせ、案内状の作成・配布、参加人数の確定、支払い

社員旅行の詳細がおおよそ決まったら、次は旅行代理店と打ち合わせをします。
テーマ・目的に合わせた宿泊先の決定や、旅行にかかる予算について相談するためです。ほかにも、旅行に参加する人数の確定や旅行代金の支払いをおこないます。

その後に、参加者へ向けた案内状の作成および配布作業をすすめましょう。

(6)【旅行の1ヶ月前】しおりを作成し参加者に配る

(7)【社員旅行当日】いよいよ当日！幹事としての役目をはたす

いよいよ社員旅行当日です。出発時に幹事から参加者に向けてさわやかに挨拶しましょう。 軽く自己紹介をしたあと、1日の流れやごみの取りあつかい、喫煙、飲酒など注意事項を伝えます。（旅行の終わりに挨拶するのもお忘れなく！）

また、トイレ休憩や自由行動の時間が設けられている場合は、集合時間を正確に伝えなければなりません。バスの出発時間に間に合うよう、都度人数確認をしましょう。

バス内でレクリエーションや宴会を予定しているのであれば、司会・進行役も幹事の仕事です。

社員旅行では率先してあらゆる業務をこなし、幹事としての役目をはたしましょう。

社員旅行を企画する際のポイント・注意点

社員旅行を企画する際には一括見積りが便利

社員旅行を企画する際には、23,000店以上の取引実績数を誇るみんなの旅行に相談するのがおすすめです。

みんなの旅行サービスを使えば、専門旅行会社へまとめて見積もり依頼を出せます。その上、パソコンからでもスマートフォンからでも簡単に申しこみが可能です。

これから幹事として旅行の企画をおこなう際には「みんなの旅行」をぜひチェックしてください。

社員旅行を企画するなら

社員旅行の企画を担当する幹事向けに、企画後から旅行当日をむかえるまでの流れや注意点について記載しました。ポイントは大きく分けて4つです。

1. 旅行企画を作る前に、前年度の情報収集や参加者へのアンケートは必須
2. 旅行のプランニングが済んだら、複数の旅行代理店に見積もりを出す
3. 複数の旅行会社から一括で見積もりを欲しい場合みんなの旅行をチェック
4. 充実した旅行の企画をたてるため、そして幹事としての役目をまっとうするために、観光のプロからアドバイスをもらうと良い

幹事を任された人は、以上4つの点をおさえて充実した社員旅行の企画を練ってくださいね。