慰安旅行・社員旅行でよくある幹事の失敗例！防ぐためのポイントも

2024.02.07

慰安旅行や社員旅行の幹事になると、するべきことが多くあります。その分失敗してしまう可能性も同様にあるのです。今回は、慰安旅行・社員旅行でよくある幹事の失敗例をご紹介します。失敗を防ぐためのポイントもぜひ参考にしてみてくださいね。

慰安旅行・社員旅行でのよくある幹事の失敗例

まずは、慰安旅行・社員旅行でよくある幹事の失敗例をみていきましょう。社員同士で行う旅行ですから、仕事同様のプレッシャーもあるでしょう。当日慌てないためにも、事前にリスクを回避できるように準備する必要があります。

日程調整ミス

悩む女性幹事と参加者の間で情報共有がしっかりされていないと、スケジュールの不明確が発生します。日程の調整が正確でない場合、当日参加できなかったり、事前に決めていた人数と合わないといったトラブルにも繋がりますよ。また、スケジュールが急に変更されたり、アクティビティがキャンセルされると、参加者が不満に思ってしまいます。事前にしっかりと計画し、変更がある場合は前もって十分な説明を行いましょう。

ここをチェック

参加者のニーズに沿った日程になっているか？
無理のないスケジュールか？
受け取る人によって違った認識が生まれる日程の伝え方になっていないか？
天候などによって左右されるアクティビティを組み込んでいる場合、代替案を考えているか？
アクティビティがキャンセルになった場合の対処法は把握しているか？

予算管理ミス

オンライン決済幹事は参加者の予算や好みを把握して、それに見合ったプランを立てなければなりません。しかし、管理をミスしてしまい予算オーバーすると、参加者や会社の負担が増えます。一方、予算が余ってしまうと、参加者の希望や意向が満たされません。予算をしっかりと管理し、予算内で参加者が満足できるプランを立てましょう。

ここをチェック

計画されている予算の範囲内でプランニングできているか？
予算を上回っていたり下回っていたりしていないか？
参加者のニーズに沿った予算の使い方か？

飲食の選択ミス

旅行において、食事は大切な要素です。しかし、アレルギーやベジタリアンといった制限を事前に聞いていない場合、参加者は満足できません。個人の好みや制限を理解した選択が必要となります。また、あまりにも騒がしい居酒屋などを選んでしまうと、社員同士のコミュニケーションを深められず、ただの飲み会になってしまいます。社会人として相応しい、節度あるお店を選びましょう。

ここをチェック

参加者全員にアレルギーチェックをしたか？
特定の参加者による好みが反映されすぎていないか？
社会人としての食事に相応しい場所を選んでいるか？

こちらもチェック！社員旅行・慰安旅行でオススメの人気行き先ランキング【国内編】社員旅行・慰安旅行でオススメの人気行き先ランキング【海外編】

最大5社同時に無料で一括見積

慰安旅行・社員旅行を企画する際の流れ

スケジュール慰安旅行・社員旅行を企画するには、過去のデータを集めたり参加者の声を聞いたりと入念な下準備が必要です。
ここでは企画を立てる前にすべきことや、慰安旅行・社員旅行のプランを考えてから当日をむかえるまでの流れをおさらいしましょう。

【旅行の半年〜3ヶ月前】前年度の情報収集をする
【旅行の半年〜3ヶ月前】旅行の参加者にアンケートを実施する
【旅行の半年〜3ヶ月前】プランニングする
【旅行の3ヶ月〜2ヶ月前】複数の旅行代理店から見積もりをもらう、旅行代理店の決定
【旅行の2ヶ月〜1ヶ月前】旅行代理店と打ちあわせ、案内状の作成・配布、参加人数の確定、支払い
【旅行の1ヶ月前】しおりを作成し参加者に配る
【社員旅行当日】幹事としての役目をはたす

長かった慰安旅行・社員旅行の企画もようやく終了です。
当日、バス内でレクリエーションや宴会を予定しているのであれば、司会・進行役も幹事の仕事となります。
社員旅行では率先してあらゆる業務をこなし、幹事としての役目をはたしましょう。

慰安旅行・社員旅行での幹事の失敗を防ぐには？

注意点慰安旅行・社員旅行の幹事になった際、失敗を防ぐには様々な点に注意しましょう。
まずは、参加者の希望を正確にヒアリングすることです。事前に参加者の予算や好み、制限事項をヒアリングし、それに基づいて慎重にプランを立てます。
また、参加者に対して旅行計画の進捗や変更点などを、透明かつ適切なタイミングで伝える必要があります。急な変更点が出てしまった場合は、事前に参加者へ丁寧な説明を行いましょう。
予期せぬ状況が出てしまったとしても、すぐに対応できる柔軟性を持つことも大切です。事前にリサーチを重ねることで、信頼性のある情報を入手できます。過去に訪れた場所や、アクティビティの口コミは入念に確認しましょう。
幹事といっても、ほかの社員に頼らずひとりで旅行管理をする必要は全くありません。ひとりでできない項目は同僚に助けてもらうなど、時には誰かに頼る勇気も重要ですよ。